05 окт, 2015

Kratak vodič kroz nenajavljene uviđaje

Ovaj vodič daje smernice kako efikasno odreagovati u slučaju nenajavljenog uviđaja (poznatog kao „prepad u zoru“, engl. dawn raids) Komisije za zaštitu konkurencije Republike Srbije (u daljem tekstu: Komisija).  Obrađene teme obuhvataju:

  • šta činiti na početku nenajavljenog uviđaja,
  • postupanje tokom nenajavljenog uviđaja,
  • šta činiti na kraju nenajavljenog uviđaja,
  • preporučljivo i nepreporučljivo ponašanje u svakoj fazi.

Ovaj vodič razmatra ključne praktične savete i pravna pitanja koja treba imati na umu prilikom nenajavljenog uviđaja. Vodič bi trebalo da pruži pomoć u cilju efikasnog reagovanja Vaše kompanije u slučaju nenajavljenog uviđaja.

Ovaj vodič ne predstavlja pravni savet i ne treba ga smatrati takvim.

  1. Uvod

Ako Komisija posumnja da je došlo do kršenja Zakona o zaštiti konkurencije (u daljem tekstu: Zakon), može izvršiti nenajavljeni uviđaj (poznat kao „prepad u zoru“) u prostorijama kompanija za koje sumnja da su prekršile Zakon.

Nenajavljeni uviđaj, koji se može dešavati na više lokacija istovremeno, vrši značajan pritisak na različite segmente poslovanja i može biti veoma stresan. Inspektori Komisije imaju široka ovlašćenja i mogu pretražiti prostorije kompanije, privatne prostorije lica koja rade za kompaniju, pregledati i oduzimati poslovne knjige i dokumenta i tražiti usmene i pisane izjave bilo kog člana osoblja.

Stoga, od suštinskog je značaja razvoj delotvornih internih strategija za reagovanje na nenajavljeni uviđaj pre nego što do njega dođe. Svi zaposleni moraju znati kako da postupaju u slučaju nenajavljenog uviđaja i koje su im pravne obaveze i prava. Ako kompanija ne ispuni svoje obaveze tokom nenajavljenog uviđaja, može biti suočena sa značajnim kaznama, a pojedinci i sa krivičnim sankcijama. Istovremeno, važno je u najvećoj meri umanjiti uticaj nenajavljenog uviđaja na svakodnevno poslovanje kompanije i obezbediti poštovanje prava kompanije i ograničenje ovlašćenja inspektora Komisije.

Cilj ovog vodiča jeste pregled ključnih faza nenajavljenog uviđaja i definisanje koraka koje treba preduzeti kako bi se obezbedilo da kompanija u kojoj je došlo do nenajavljenog uviđaja reaguje efikasno i uz minimalan pravni rizik.

Naša namera je da obezbedimo korisno polazište za razvoj obimnije i detaljnije strategije za reagovanje na nenajavljeni uviđaj, izrađene u skladu sa specifičnim potrebama određene kompanije.

  1. Šta činiti na početku nenajavljenog uviđaja

Adekvatna inicijalna reakcija na nenajavljeni uviđaj jedan je od najvažnijih koraka, koji se ne sme zanemariti. Stoga, sva lica uključena u ovu fazu nenajavljenog uviđaja treba obučiti kako bi se pridržavala interne strategije za reagovanje na nenajavljeni uviđaj .

  1. Recepcioneri

Inspektori Komisije dolaze nenajavljeni i, obično, tokom radnog vremena. Prva lica na koja će naići će, najverovatnije, biti recepcioneri. Važno je da recepcioneri imaju jasna uputstva o načinu na koji treba da postupaju i koga treba prvo da obaveste. Recepcioneri moraju biti obučeni da se pridržavaju interne strategije za reagovanje na nenajavljeni uviđaj (u tu svrhu može biti korisno učiniti dostupnim na recepciji podsetnik o početnim koracima).

Važno je da svi ostanu pribrani i da sarađuju s inspektorima Komisije. Inspektori daju na uvid odluku Komisije s detaljima o obimu pretresa i razlozima za njega.

Ključni početni koraci koje treba preduzeti obuhvataju:

  • obaveštavanje višeg člana tima za nenajavljene uviđaje u kompaniji,
  • traženje i fotokopiranje legitimacija inspektora Komisije (posebno odluke Komisije) i njihovih ličnih karata,
  • izrada spiska inspektora Komisije,
  • davanje bedževa kojima se inspektori Komisije jasno označavaju kao posetioci u prostorijama kompanije.

Inspektorima treba reći da viši član osoblja kompanije stiže i treba ih zamoliti da sačekaju na recepciji, u praznoj sali za sastanke ili drugom adekvatnom prostoru dok se pomenuti preliminarni administrativni zadaci ne izvrše.

U ovoj fazi, sav razgovor s inspektorima treba da se odnosi isključivo na administrativna pitanja – razgovor se ne sme ticati poslovanja ili predmeta nenajavljenog uviđaja.

Važno je objasniti svim članovima osoblja koji su upoznati s nenajavljenim uviđajem da ne smeju razgovarati na temu nenajavljenog uviđaja sem ukoliko nisu izričito ovlašćeni za to.

Vrlo je preporučljivo dati instrukcije da se nikakva dokumenta ne smeju uništavati niti se elektronski materijali smeju brisati na dan nenajavljenog uviđaja do dobijanja drugačijih uputstava.

  1. Tim za nenajavljene uviđaje u kompaniji

Viši član tima za nenajavljene uviđaje u kompaniji treba da se sastane s inspektorima Komisije na recepciji. U međuvremenu, ostali članovi tima za nenajavljene uviđaje u kompaniji treba:

  • da odmah kontaktiraju internog pravnika i/ili spoljne pravne savetnike, kao i ostala ključna lica (npr. direktore, menadžere, itd.) kako bi ih obavestili da je počeo nenajavljeni uviđaj i organizovali kratak sastanak/poziv/konferencijski poziv kako bi se razmotrili predmet i svrha nenajavljenog uviđaja,
  • da provere legitimacije inspektora Komisije (koje je fotokopiralo osoblje na recepciji) i naročito da pregledaju odluku Komisije u vezi sa pravnim osnovom i obimom nenajavljenog uviđaja (obično se u njoj okvirno navode pravni osnov za nenajavljeni uviđaj i predmet istrage),
  • da formiraju tim „pratilaca“ koji će u svakom trenutku biti uz inspektore Komisije kad počne pretres kako bi se celokupan proces nenajavljenog uviđaja adekvatno nadgledao; pratiocima treba saopštiti koji su im zadaci tokom nenajavljenog uviđaja i koja su ograničenja ovlašćenja inspektora Komisije,
  • da obezbede da su viši članovi internog IT tima u kompaniji na raspolaganju kako bi pomogli inspektorima u vezi sa svim pitanjima vezanim za pretragu elektronskih dokumenata/podataka i ispunili zahteve inspektora da se isključe telefoni i/ili sistemi za elektronsku poštu tokom nenajavljenog uviđaja,
  • da pošalju imejl svim članovima osoblja u prostorijama kompanije s objašnjenjem šta se dešava i da je potrebno da sarađuju, ali da sva pitanja/zahteve inspektora proslede vođi tima za nenajavljene uviđaje i da ne razgovaraju o nenajavljenom uviđaju s bilo kim izvan kompanije.

Pre početka pretresa, tim za nenajavljene uviđaje treba da pokuša da se s vođom tima inspektora Komisije dogovori o pristupu koji će se koristiti tokom pretresa, minimizirajući uticaj na svakodnevno poslovanje kompanije. Inspektori Komisije će verovatno tražiti informacije o internoj organizaciji kompanije, oblastima u kojima kompanija posluje, IT sistemu i generalnom planu  zgrade.

Inspektore treba obavestiti i da sve zahteve za usmena razjašnjenja treba uputiti imenovanim kontakt licima (vođi tima za nenajavljene uviđaje ili drugom imenovanom licu).

  1. Da li je prisustvo internog pravnika i/ili spoljnog pravnog savetnika obavezno?

Zakon se ne izjašnjava o pitanju prisustva pravnog savetnika (bilo da je to interni pravnik ili spoljni pravni savetnik) tokom nenajavljenog uviđaja. Međutim, njihovo prisustvo tokom nenajavljenog uviđaja je vrlo preporučljivo kako bi se garantovalo poštovanje ograničenja ovlašćenja inspektora Komisije i poštovanje obima nenajavljenog uviđaja.

Stoga, ukoliko interni pravnik i/ili spoljni pravni savetnik mogu stići u razumnom roku, tim inspektora Komisije treba zamoliti da sačekaju da pomenuto lice stigne pre nego što nastave inspekciju.

Međutim, pošto inspektori Komisije nisu zakonski obavezni da čekaju dok ne stignu pravnici, ukoliko odbiju da to učine, važno je ne insistirati na tome, pošto postoji rizik da se to protumači kao pokušaj ometanja nenajavljenog uviđaja, što može dovesti do visokih kazni.

Ako inspektori Komisije ne žele da sačekaju pravnike, treba omogućiti nastavak nenajavljenog uviđaja, ali tim za nenajavljene uviđaje treba da bude u stalnom kontaktu s internim pravnikom i/ili spoljnim pravnim savetnikom preko telefona (uspostavljanje konferencijske veze može biti korisno u ovom slučaju).

Ako inspektori Komisije insistiraju da počnu s pregledom dokumenata pre dolaska internog pravnika ili spoljnog pravnog savetnika, neko od članova tima za nenajavljene uviđaje (obično vođa) može pokušati da se dogovori s vođom tima inspektora o ograničavanju aktivnosti inspektora, u ovoj fazi, samo na neophodne korake čiji je cilj sprečavanje sakrivanja ili uništavanja dokumenata i dojavljivanja kompanijama koje su eventualno istovremeno izložene nenajavljenim uviđajima (ali bez pregleda ili fotokopiranja dokumenata i bez postavljanja pitanja pre dolaska pravnika).

Ukoliko ovo nije moguće, važno je identifikovati, uz pomoć advokata preko telefona, kategorije dokumenata i datoteka koje su najverovatnije relevantne za istragu, ali kod kojih postoji neznatan rizik da sadrže poverljive materijale. Ukoliko je to moguće, inspektori Komisije treba da se bave pomenutim kategorijama dokumenata i datoteka dok ne stignu pravnici.

ZAPAMTITE:

PREPORUČLJIVO PONAŠANJE NEPREPORUČLJIVO PONAŠANJE
>  Priprema i sprovođenje strategije za reagovanje na nenajavljeni uviđaj pre početka nenajavljenog uviđaja > Neprijateljski odnos prema inspektorima Komisije
> Obezbediti da su svi zaposleni prošli adekvatnu obuku i da znaju šta treba da urade u slučaju nenajavljenog uviđaja > Ometanje nenajavljenog uviđaja odbijanjem saradnje
> Provera legitimacija inspektora Komisije i obraćanje internom pravniku i/ili spoljnom pravnom savetniku u vezi sa svim sumnjama > Insistiranje da inspektori Komisije čekaju na dolazak spoljnog pravnog savetnika pre početka pretresa ukoliko oni to odbiju kad ih prvi put pitate
> Odmah kontaktirati internog pravnika i/ili spoljnog pravnog savetnika i pitati inspektore Komisije da sačekaju sa početkom pretresa dok pravnik ne stigne (ali ne insistirati na tome) > Pokušaj uništavanja, brisanja ili sakrivanja predmeta, dokumenata, datoteka ili podataka (u štampanom ili elektronskom obliku)
> Pokušaj da se odloži odgovaranje na pitanja (sem onih čisto administrativne prirode) > Kontaktiranje bilo koga izvan kompanije u cilju obaveštavanja da je nenajavljeni uviđaj u toku ili  razmatranja s njim bilo kog aspekta nenajavljenog uviđaja
> Odmah potražiti pravni savet ukoliko u bilo kom trenutku niste sigurni koja su vam prava i obaveze

 

  1. Postupanje tokom nenajavljenog uviđaja

Uprkos činjenici da Zakonom nije izričito predviđena obaveza saradnje sa inspektorima Komisije, vrlo je preporučljivo da kompanija aktivno sarađuje tokom nenajavljenog uviđaja davanjem pristupa prostorijama Kompanije i svim dokumentima i informacijama koje zatraže inspektori Komisije, a koji mogu biti relevantni za istragu.

Inspektori Komisije imaju široka ovlašćenja da:

  • pristupe i pretresu prostorije kompanije, prevozna sredstva, zemljište i ostale prostorije u sedištu kompanije, kao i, u određenim okolnostima, privatne prostorije zastupnika i osoblja kompanije,
  • pregledaju poslovne knjige i ostala dokumenta bez obzira na njihov oblik (štampani ili elektronski),
  • fotokopiraju i skeniraju poslovne knjige i ostala dokumenta i, ukoliko navedeno nije moguće iz tehničkih razloga, privremeno da oduzmu originalna dokumenta,
  • zapečate sve poslovne prostorije i poslovne knjige tokom istrage,
  • uzmu „usmene izjave” od zastupnika ili zaposlenih u kompaniji i traže davanje „pismenih izjava” i dostavljanje dokumenata relevantnih za istragu,
  • vrše druge postupke u skladu s ciljem istrage.

Međutim, ovlašćenja inspektora Komisije nisu bezgranična. Važno je da svaki inspektor Komisije ima svog „pratioca“ u svakom trenutku i da mu se ne dozvoli prekoračenje ovlašćenja. „Pratioci“ moraju biti upoznati s važećim pravilima i upućeni da traže savet internog advokata ili spoljnih pravnih saradnika u slučaju bilo kakve sumnje.

  1. Ulazak u prostorije kompanije

Inspektori Komisije imaju ovlašćenja da pristupe i aktivno pretresu poslovne prostorije, prevozna sredstva, zemljište i ostale prostorije u sedištu kompanije i na ostalim lokacijama na kojima se vrše poslovne aktivnosti.

Treba istaći da, ukoliko odbijete da im omogućite pristup poslovnim prostorijama, inspektori Komisije: (i) imaju ovlašćenja da uđu na silu (uz pomoć policije) i (ii) kompanija rizikuje značajne kazne i penale, a pojedina lica mogu, u određenim okolnostima, biti suočena s krivičnim sankcijama.

Inspektori Komisije su takođe ovlašćeni da uđu i pretresu privatne prostorije osoblja kompanije (direktora, menadžera i ostalih) ukoliko se osnovano sumnja da se u tim prostorijama čuvaju poslovne knjige i evidencije relevantne za istragu.

Međutim, ukoliko im se ne dozvoli da uđu u privatne prostorije, inspektori moraju tražiti sudsku naredbu kako bi mogli da nastave s istragom.

Pošto precedentno pravo Evropskog suda za ljudska prava (ESLJP) jasno definiše granice ovlašćenja državnih inspektora kad se radi o ulasku u poslovne i/ili privatne prostorije tokom istrage, važno je da članovi tima za nenajavljene uviđaje budu upoznati s istima i da interni pravnik i/ili spoljni pravni savetnik bude prisutan već od početne faze prepada u zoru.

  1. Pregled i fotokopiranje dokumenata

Inspektori Komisije imaju prava da traže podnošenje dokumenata koja smatraju relevantnim za predmet istrage naveden u odluci Komisije i da ih fotokopiraju.

Ovo se odnosi i na štampana i na elektronska dokumenta (uključujući i imejlove) na bilo kom elektronskom uređaju za skladištenje (desktop računari, laptopovi, mobilni telefoni ili drugo).  Inspektori Komisije imaju ovlašćenja i da aktivno pretresu poslovne prostorije i da privremeno oduzmu originalna dokumenta. U slučaju oduzimanja originalnih dokumenata, veoma je važno fotokopirati svaki dokument koji oduzmu Inspektori Komisije ako je to moguće.

Važno je imati u vidu da su inspektori Komisije opremljeni forenzičkom opremom koja koristi moćan softver za pregled. Dakle, njihov pristup pretrazi i pregledu elektronskih podataka postaje sve sofisticiraniji.

Stoga je važno da viši član IT tima bude na raspolaganju kako bi pomogao inspektorima oko svih pitanja koja se odnose na IT, uključujući i omogućavanje pristupa dokumentima zaštićenim lozinkom i davanje podrške koja zahteva pristup administratora. Pratioci takođe treba da pokušaju da zabeleže sve ključne reči koje su inspektori koristili prilikom pretrage elektronskih podataka.

Tokom nenajavljenog uviđaja, veoma je važno da svi pratioci, ako je to moguće, bez odlaganja proslede kopije svih potencijalno inkriminišućih dokumenata članovima tima za nenajavljene uviđaje. Ovo će biti od ključnog značaja za procenu rizika koju treba izvršiti nakon nenajavljenog uviđaja.

  1. Zaštićena dokumenta i dokumenta van obima istrage

Opšte je pravilo da se inspektorima organa za zaštitu konkurencije ne dozvoli da traže bilo kakva dokumenta koja su pravno zaštićena kao tajna ili bilo koja dokumenta koja nisu relevantna za predmet istrage  definisan odlukom ili sudskom naredbom (takozvana dokumenta „van obima istrage“).

Međutim, čini se da činjenica da dokumenta sadrže poverljive informacije i da su zakonom zaštićena kao tajna ne predstavlja zaštitu od pregleda i fotokopiranja od strane inspektora Komisije tokom inspekcije.

Zakon uvodi dalju zabunu jer navodi, s jedne strane, da se njegove odredbe o zaštićenim podacima (čiji je cilj da obezbede da se sadržaj podataka i/ili njihov izvor ne obelodane javnosti) odnose i na privilegovanu komunikaciju, ali nije potpuno jasno da li ta privilegovana komunikacija obuhvata i komunikaciju između kompanije i internog pravnika ili je ograničena samo na komunikaciju između kompanije i njenog spoljnog pravnog savetnika, s druge strane.

Praksa odlučivanja Komisije u vezi sa adekvatnom zaštitom zaštićenih dokumenata tokom prepada u zoru i dalje ne postoji. Stoga, važno je da interni pravnik i/ili spoljni pravni savetnik bude obavešten, i u procesu razrade strategije za reagovanje na nenajavljeni uviđaj i tokom samog nenajavljenog uviđaja.

Međutim, važno je da se na samom početku nenajavljenog uviđaja identifikuju sva dokumenta zaštićena kao poverljiva i da se odvoje od ostalih. Treba pokušati da se ova dokumenta ne obelodane inspektorima Komisije, odnosno da im se objasni zašto su ta dokumenta zaštićena, što se može učiniti na sledeći način:

  • obelodanjivanjem naslova ili određenih pasusa dokumenta,
  • podnošenjem drugih dokumenata koja sadrže referencu na sporni dokument,
  • davanjem zvanične izjave u vezi s prirodom i sadržajem dokumenata.

Ako inspektori Komisije odbiju da takva dokumenta smatraju zaštićenim, treba uložiti napor da se takva dokumenta odvoje od ostalih ili da se stave u zapečaćenu kovertu dok predsednik Komisije ne donese naknadnu odluku o njima, čime se izbegava dalje odlaganje nenajavljenog uviđaja.

Svi pratioci moraju biti upoznati s važećim pravilima i moraju intervenisati (po potrebi tražeći podršku od tima za nenajavljene uviđaje i/ili pravnika) ako inspektori Komisije pokušaju da pregledaju ili fotokopiraju dokumenta koja nisu relevantna, koja su poverljiva ili na neki drugi način zaštićena.

Treba voditi evidenciju svih dokumenata koja su inspektori Komisije pregledali ili fotokopirali tokom nenajavljenog uviđaja. U praksi će inspektori Komisije verovatno dati spisak dokumenata koja nose sa sobom na  kraju nenajavljenog uviđaja, ali je preporučljivo voditi i zasebnu evidenciju.

  1. Odgovori na pitanja

Generalno, inspektori državnih organa za zaštitu konkurencije su verovatno ovlašćeni da traže od zaposlenih da objasne dokumenta i/ili određene činjenice, ili čak i da vrše obavezne intervjue.

Relevantne odredbe Zakona sadrže nejasne koncepte „usmenih izjava“ i „pismenih izjava“ (koje se moraju dati do datuma koji utvrdi inspektor Komisije). Nije jasno da li su inspektori Komisije ovlašćeni da, tokom nenajavljenog uviđaja vrše intervjue sa predstavnicima kompanije i osobljem ili samo da postavljaju pitanja na licu mesta tražeći razjašnjenje dokumenata i/ili objašnjenje činjenica.

Stoga, od suštinskog je značaja da se ovo pitanje razmotri u okviru strategije za reagovanje na nenajavljeni uviđaj i da se interni pravnik i/ili spoljni pravni savetnik aktivno uključi i obaveštava tokom nenajavljenog uviđaja.

Inspektori Komisije definitivno mogu da postavljaju pitanja bilo kom članu osoblja i da traže činjenične odgovore. Međutim, ne smeju se dozvoliti bilo kakva pitanja koja izlaze iz okvira razjašnjenja činjenica.  Pošto pitanja inspektora Komisije mogu biti upućena bilo kome, a ne samo osobama imenovanim od strane tima za nenajavljene uviđaje, celokupno osoblje mora biti upućeno da daje konkretne, istinite i činjenične odgovore, ali bez navođenja dodatnih detalja.

U svakom slučaju, bilo kakvo ispitivanje osoblja kompanije treba, ako je to moguće, odložiti dok se ne završi nenajavljeni uviđaj, a u svakom trenutku pravnik mora pružati podršku svim licima kojima se postavljaju pitanja. Treba voditi evidenciju o svim postavljenim pitanjima i datim odgovorima. Ukoliko se nekom licu postave pitanja na koja ono ne može odmah dati odgovor, kompanija treba da ponudi naknadno dostavljanje pisanog odgovora.

  1. Postupanje s pečatima

Prema Zakonu, inspektori Komisije imaju ovlašćenje da zapečate poslovne prostorije i poslovne knjige tokom trajanja nenajavljenog uviđaja. Ovo je naročito slučaj kad nenajavljeni uviđaji traju više dana kako bi se sprečio uticaj na dokumenta koja se nalaze u zapečaćenim prostorijama.

Veoma je važno da svi u prostorijama kompanije budu upoznati s činjenicom da ni u kom slučaju ne smeju dirati pečate, pošto oštećivanje ili uništavanje pečata predstavlja krivično delo kažnjivo novčanim kaznama ili kaznom zatvora do godinu dana. Takođe je važno napomenuti da kompanija može u određenim okolnostima podleći i krivičnoj odgovornosti i rizikovati značajne kazne.

Stoga, kompanija mora da preduzme sve adekvatne mere kako bi sprečila bilo kakvo oštećenje pečata.

KLJUČNE STVARI KOJE TREBA ZAPAMTITI

PREPORUČENI POSTUPCI: NEPREPORUČENI POSTUPCI:
> formirati tim pratilaca koji će pratiti inspektore Komisije tokom nenajavljenog uviđaja,

 

> ostavljati inspektore Komisije bez nadzora u bilo kom trenutku,
> učiniti da je interni IT stručnjak na raspolaganju inspektorima Komisije, > davanje dokumenata ili informacija koje nisu izričito tražene od strane inspektora Komisije,
> obezbediti jasnu evidenciju svega što se desilo (uključujući pregledana/fotokopirana/oduzeta dokumenta, sva postavljena pitanja i date odgovore), > odbijanje pružanja informacija ili dokumenata (osim ukoliko vas pravnik tako ne posavetuje) ili pokušaj uništavanja, brisanja ili sakrivanja bilo kojih dokumenata,
> odmah zatražiti pravni savet ako u bilo kom trenutku niste sigurni kakva su Vam prava i obaveze. > pokušaj ulaska u bilo koju prostoriju ili drugi prostor koji su inspektori Komisije zapečatili ili pokušaj uništavanja pečata.

 

III. Kraj nenajavljenog uviđaja

  1. Završni sastanak sa inspektorima Komisije

Na kraju dana treba održati sastanak između inspektora Komisije i tima za nenajavljene uviđaje, tokom kojeg kompanija treba:

  • da utvrdi da li je nenajavljeni uviđaj završen (i kompanija može da se vrati normalnim svakodnevnim poslovnim aktivnostima) ili će inspektori Komisije nastaviti istragu sledećeg dana i, ukoliko to jeste slučaj, da li određene prostorije moraju biti zapečaćene preko noći,
  • da utvrdi koji delovi kompanije će i dalje biti podvrgnuti inspekciji (ovo je posebno važno ukoliko je pretresan veći broj lokacija) i u koje vreme će se inspektori Komisije vratiti,
  • da zatraži potvrdu da je kompanija sarađivala s inspektorima tokom nenajavljenog uviđaja i da pečati stavljeni tokom nenajavljenog uviđaja nisu dirani,
  • da utvrdi, ako je potrebno, spisak činjenica koje su utvrđene tokom intervjua u vezi s kojima je potrebno dati pisano razjašnjenje i da zadrži pravo da dopuni sve odgovore koji su već dati,
  • da utvrdi spisak svih dokumenata koja kompanija mora da dostavi,
  • da identifikuje sve oblasti u kojima postoji neslaganje, zadržavajući pravo da ospori ovlašćenja inspektora Komisije da oduzmu sporna dokumenta (u slučaju njihove irelevantnosti ili poverljive prirode).

Inspektori Komisije će verovatno pripremiti zapisnik o nenajavljenom uviđaju , uključujući i spisak oduzetih dokumenata i evidenciju postavljenih pitanja. Od zastupnika kompanije tražiće se da potpiše zapisnik kako bi potvrdio da se kompanija slaže sa zapisnikom i da je pomenuti spisak tačan.  Predstavnik kompanije treba:

  • da pažljivo pročita zapisnik i da ga uporedi sa zapisnikom kompanije,
  • da zatraži sve eventualno potrebne korekcije i/ili dodatke,
  • da unese napomene o svim delovima zapisnika s kojima se ne slaže,
  • da unese napomene o svim poteškoćama do kojih je došlo u kontaktu s inspektorima Komisije tokom nenajavljenog uviđaja,
  • da zatraži primerak zapisnika,
  • da odbije da potpiše zapisnik ako se njegov sadržaj ne poklapa s listom dokumenata koja su odneta / fotokopirana uz napomenu da mu nije bilo dozvoljeno da u zapisnik unese željene izmene.
  1. Interni sastanak nakon inspekcije

Pošto inspektori Komisije napuste kompaniju, treba održati sastanak s internim pravnikom i/ili spoljnim pravnim savetnikom kako bi se utvrdilo postoji li osnov za tvrdnje iznesene protiv kompanije i da se razmotri strategija za postupanje u vezi s izvršenim nenajavljenim uviđajem.

Na ovom sastanku treba razmotriti i da li treba dostaviti dodatna objašnjenja ili dokumenta Komisiji, a tim treba pripremiti za sve eventualne naknadne zahteve za dostavljanje informacija Komisiji telefonom ili dopisom, i nadležno osoblje mora biti obavešteno o ovoj mogućnosti.

U najkraćem mogućem roku treba pripremiti pregled svih dokumenata koja su fotokopirali/oduzeli inspektori Komisije, kao i precizan pisani izveštaj zasnovan na činjenicama o samoj inspekciji, kako bi se procenio nivo rizika s kojim je kompanija suočena.

Ukoliko su pružene bilo kakve netačne informacije prilikom podnošenja dokumenata ili odgovaranja na pitanja, vođa tima inspektora Komisije ili službenik zadužen za slučaj treba biti obavešten u najkraćem mogućem roku, kako bi se ispravila lažna slika stvorena davanjem dvosmislenih ili zavaravajućih odgovora ili dokumenata.

Važno je staviti van snage interna pravila koja nalažu rutinsko uništavanje dokumenata i sprečiti brisanje elektronskih dokumenata.

Treba izbegavati sve lične komentare o inspekciji, prenesene bilo telefonom ili u pisanoj formi.

  1. Publicitet

Važno je razmotriti kako odgovarati na pitanja vezana za nenajavljeni uviđaj i umešanost kompanije u bilo kakvo kršenje Zakona, i na internom i na eksternom nivou.

Upravljanje internim obelodanjivanjem relevantnih informacija koje se ne smatraju poverljivim takođe je korisno (imejlom ili na sastancima s rukovodećim timom).

Nakon nenajavljenog uviđaja, Komisija može objaviti izjavu za štampu kojom se potvrđuje da je izvršen nenajavljeni uviđaj. Ukoliko informacija o nenajavljenom uviđaju dospe u javnost (izjavom Komisije ili na neki drugi način), kompanija mora da razmotri strategiju reagovanja.

KLJUČNE STVARI KOJE TREBA ZAPAMTITI

PREPORUČENI POSTUPCI: NEPREPORUČENI POSTUPCI:
> dobijanje potvrde da je kompanija sarađivala tokom nenajavljenog uviđaja, > omogućiti inspektorima Komisije da odu bez održavanja završnog sastanka sa njima,
> proveriti listu dokumenata koja su fotokopirali/oduzeli inspektori Komisije, > diskutovati o nenajavljenom uviđaju sa bilo kim izvan kompanije.
> zadržavanje prava da se ospore ovlašćenja inspektora Komisije da oduzmu određena dokumenta,
> vršenje procene rizika što je pre moguće,
> razmotriti pitanja internog i eksternog publiciteta,
> odlučiti o naknadnoj strategiji i daljim koracima koje treba preduzeti.

NBS usvaja izmene jedinstvenog registra računa

  1. oktobra 2015. godine na snagu je stupio novi Zakon o platnim uslugama. Ovaj novi zakon uvodi brojne i veoma značajne izmene u sistemu platnog prometa u Republici Srbiji. Izmene su deo harmonizacije srpskih zakona i poslovnih praksi s propisima u Evropskoj uniji, i donose liberalizaciju u oblasti usluga platnog prometa i proširenje liste ovlašćenih vršilaca usluga u ovoj oblasti, u koje su dosad spadali samo Narodna banka Srbije (NBS) i ovlašćene banke, te se očekuje da će imati značajan pozitivan uticaj na efikasnost tržišta.

Jedna od najznačajnijih izmena u tom smislu uvedena Zakonom o platnim uslugama odnosi se na formiranje jedinstvene baze podataka koja će sadržati detalje o bankovnim računima fizičkih lica – korisnika finansijskih usluga.  Ova baza podataka će biti na raspolaganju tokom postupaka prinudne naplate protiv tih korisnika.  Nedostatak takvog jedinstvenog registra dosad je bio jedan od razloga za neefikasnost postupaka prinudne naplate protiv fizičkih lica, budući da su, pored ostalih problema praktične prirode, podaci o bankovnim računima koje su ta lica otvorila mogli da se dobiju samo kroz direktnu komunikaciju s jednom od trideset banaka koje posluju Srbiji.

Pre uvođenja novog Zakona o platnim uslugama, NBS je već vodila jedinstveni registar računa za pravna lica i preduzetnike.  Podaci iz tog registra bili su i nastaviće da budu na raspolaganju svim zainteresovanim stranama preko zvaničnog Internet portala NBS.  Međutim, u svetlu i na osnovu novog Zakona o platnim uslugama, u junu 2015. godine NBS je izdala novu Odluku o bližim uslovima i načinu vođenja jedinstvenog registra računa, na osnovu koje će NBS sakupiti od banaka sve podatke o bankovnim računima fizičkih lica, tj. korisnika koji su klijenti komercijalnih banaka.

Međutim, podaci o bankovnim računima fizičkih lica neće biti javno dostupni, budući da se smatraju poslovnom tajnom.  Oni će, u skladu sa izričitim odredbama Zakona o platnim uslugama, biti dostupni samo na zahtev nekog od ovlašćenih organa u zakonom propisanim slučajevima. Jedan od tih slučajeva jeste i zahtev ovlašćenog (privatnog ili sudskog) izvršitelja.

Praktično gledano, to bi u velikoj meri moglo pogodovati poslovanju banaka,  budući da im se  omogućava dobijanje podataka o svim bankovnim računima dužnika protiv kojih se vodi postupak prinudne naplate direktno od NBS na osnovu kratke i ne komplikovane procedure.  Svakako, registar će biti od koristi i drugim organima, uključujući i poreske organe, Ministarstvo unutrašnjih poslova i druge.